O que é a metodologia 5W2H e como deve ser implementada na prática

Uma das principais preocupações compartilhadas pela maioria dos profissionais de hoje é o esforço para alcançar níveis mais elevados de produtividade e qualidade em seus trabalhos. No entanto, devido à agenda lotada das corporações, é bastante comum encontrar pessoas que enfrentam dificuldades nos processos e muitas das vezes não conseguem atender suas demandas durante o horário de trabalho. Se você se identificou como uma pessoa assim, saiba que a metodologia 5W2H pode lhe ajudar.

O que é a metodologia 5W2H?

A implementação da análise 5W2H é uma técnica de gerenciamento de qualidade que não exige treinamento ou equipamentos especiais. Trata-se de uma abordagem utilizada por especialistas para simplificar a análise de problemas e encontrar soluções para os mesmos. 5W2H é um acrônimo que representa as primeiras letras das sete perguntas em inglês que um profissional deve fazer antes de realizar uma tarefa ou um projeto dentro da empresa. Essas perguntas são as seguintes:

● What? (O quê?) – Representando o quê será feito. Qual atividade;

● Why? (Porque?) – Porque essa atividade será feita;

● Where? (Onde?) – Onde será executada;

● When? (Quando?) – Em qual momento será executada;

● Who? (Quem) – Quem fará parte da execução da atividade;

● How? (Como) – Como será feita;

● How much? (Quanto?) – Quanto isso irá custar para a empresa.

Ou seja, a ferramenta 5W2H é construída pelas respostas a essas sete questões importantes em qualquer projeto, já que essas perguntas são necessárias para qualquer tipo de planejamento.

Como fazer um planejamento utilizando o método 5W2H

A principal forma de usar essa metodologia para resolver determinado problema ou executar uma atividade dentro de uma organização, é responder as 7 perguntas fundamentais.

O que?

A primeira etapa do processo 5W2H é fornecer uma resposta a essa pergunta. Durante esta fase, uma equipe ou profissional deve identificar o problema em questão ou o resultado que deseja obter com a atividade.

A resposta fornece um esboço das questões que o estudo 5W2H deve resolver. Ao responder essa pergunta, se esforce para definir detalhadamente o problema e identificar o resultado pretendido com determinada atividade.

Por quê?

A próxima coisa que deve ser feita nesse processo é determinar a razão, ou razões, por trás de um problema ou a importância de executar determinada atividade. Se você deseja corrigir um problema usando esta pergunta, faça um esforço para determinar por que o problema está ocorrendo, localizando a fonte primária do mesmo, se possível.

Determinar os motivos pelos quais um problema deve ser corrigido é uma etapa muito útil, pois pode ajudar cada membro de uma equipe a entender por que eles precisam concluir determinadas atividades para atingir seus objetivos.

Onde?

Esclarecer onde surgiu um problema ou onde é provável que surja uma solução para o mesmo, é a tarefa desta fase do processo 5W2H. Quando aplicado na resolução de um problema, ”Where?” indica a direção em que uma pessoa pode procurar para encontrar uma solução.

Por exemplo, se houver um problema vinculado a uma máquina, a pessoa que está realizando a análise pode apontar em qual modelo está acontecendo ou em qual versão da configuração está ocorrendo o problema. Se for com um cliente, ela deve determinar a localização exata do cliente para apontar se há ou não outros clientes com o mesmo problema nessa região.

Quando?

Durante esta etapa do processo, a equipe determinará um cronograma de quando poderá implementar uma solução para o problema ou realizar cada ação necessária para atingir um determinado objetivo. Com isso, é possível definir prazos em cada etapa do projeto. A definição de datas e prazos pode ajudar a esclarecer a sequência correta de tarefas necessárias e chegar a solução de um determinado problema.

Quem?

Essa questão pode estar relacionada a uma ampla variedade de aspectos de uma determinada atividade, incluindo os seguintes exemplos:

● Quem será a pessoa responsável por supervisionar todo o processo?

● Quem está exatamente envolvido no projeto? Por exemplo, inclui o próprio pessoal da empresa ou fornecedores terceirizados?

● Em relação ao problema em questão, quem, ou qual departamento, está sendo afetado?

● No caso de um projeto, quem é responsável por cada etapa do mesmo?

Um supervisor, por exemplo, pode delegar tarefas com precisão aos membros da equipe para evitar mal-entendidos, duplicações ou etapas ignoradas.

Como?

Durante esta etapa, uma equipe definirá todas as ações essenciais e delegará a responsabilidade de realizá-las a determinados membros da equipe. Desenvolver um fluxograma, estrutura organizacional ou plano de projeto pode ser útil neste estágio. É nessa etapa também que a equipe determinará quais ferramentas, softwares e/ou abordagens serão utilizadas para enfrentar e resolver determinado problema.

Quanto?

Neste ponto do processo, a equipe deve fazer uma estimativa do custo total do projeto. As despesas associadas a cada etapa podem ser estimadas por um indivíduo, um grupo ou ambos usando as informações de projetos anteriores. Isso também pode ser feito determinando a quantidade de um produto que será usado, e quanto ele custa.

Depois que o profissional obtiver as respostas para todas essas perguntas definidas pela ferramenta 5W2H, ele poderá criar um mapa de atividades que o ajudará a tornar a execução de suas tarefas muito mais transparente e eficiente.

Aplicando na prática e com exemplos:

Exemplo 01: Criação de e-commerce para transição de negócio físico

What: Criação de um novo Website.

Why: Aumentar a geração de oportunidades comerciais.

When: 25/08/2022 a 15/10/2022.

Who: Empresa especializada na criação de e-commerce e transição para mercado digital.

Where: Online.

How: Desenvolver site com agência, cadastrar produtos e impulsionar.

How much: R$ 10 mil.

Exemplo 2: Inovar nos produtos de uma loja de materiais de construção

What: aumentar variedade de produtos disponíveis para venda.

Why: Atender um público que prefere comprar tudo no mesmo local.

Who: Setor de compras.

Where: Matriz em São Luís/MA

How: Pesquisa de novos fornecedores, parcerias com depósitos da região por um preço mais acessível, aquisição de novas marcas com alta procura pelos clientes.

How much: R$ 50 mil.